Meðferð persónuupplýsinga í ráðningar- og starfssamningum
Við starfslok
Þegar starfsmaður hættir er mikilvægt að vinnuveitandi fylgi persónuverndarlögum varðandi meðferð persónuupplýsinga.
Ábyrgð vinnuveitanda
Vinnuveitandi þarf að tryggja að allar aðgerðir við lok starfstíma fylgi persónuverndarlögum, sem felur í sér að aðeins þær upplýsingar sem eru lögmætar og nauðsynlegar eru varðveittar. Vinnuveitandi ætti að hafa skýrar reglur um meðferð persónuupplýsinga og ganga úr skugga um að starfsmaður sé upplýstur um réttindi sín. Hægt er að gera þetta með skriflegum verklagsreglum eða yfirlýsingu þar sem staðfest er að starfsmaður hafi fengið tækifæri til að yfirfara gögn sín.
Varðveisla persónuupplýsinga
Persónuupplýsingar starfsfólks á aðeins að geyma eins lengi og nauðsynlegt er. Vinnuveitandi á að eyða eða geyma upplýsingar í samræmi við lög og reglur, sérstaklega þegar upplýsingum sem tengjast atvinnusögu og launatengdum gögnum.
Það getur verið tilefni til að varðveita gögn eftir uppsögn starfsmanns. Til dæmis getur verið nauðsynlegt að halda skrá yfir sögu starfsmannamála en einnig þarf að fara eftir lögum sem kveða á um að geyma verði tiltekin gögn í ákveðinn tíma. Má þar nefna sem dæmi launaupplýsingar þar sem launagreiðandi þarf að geta veitt Skattinum upplýsingar aftur í tímann ef kallað verður eftir þeim. Í tengslum við uppsögn getur vinnuveitandi einnig þurft að varðveita upplýsingar ef hann á von á að uppsögnin verði kærð. Sama getur átt við ef starfsmaður hefur orðið fyrir vinnuslysi, þar sem upplýsingarnar geta verið nauðsynlegar til að afgreiða mögulega bótakröfu vegna slyssins. Lög um opinber skjalasöfn geta líka valdið því að vinnuveitanda sé óheimilt að eyða upplýsingum.
Aðgangur að tölvupósti og skráasvæði
Við starfslok skal starfsmanni gefinn kostur á að eyða eða taka afrit af þeim tölvupósti sem ekki tengist starfsemi vinnuveitandans. Einnig ber vinnuveitanda að leiðbeina starfsmanninum um að virkja sjálfvirka svörun úr pósthólfi sínu um að hann hafi látið af störfum.
Áframsending tölvupósts
Ef tölvupóstur á að vera áframsendur eftir starfslok þarf að uppfylla skilyrði persónuverndarlaga. Upplýsa þarf starfsmanninn um að tölvupóstur verði áframsendur, og getur hann andmælt slíkri áframsendingu. Mikilvægt er að áframsending sé sanngjörn, gagnsæ og aðeins í þeim tilgangi sem er nauðsynlegur.
Hversu lengi má halda netfangi virku eftir starfslok
Það fer eftir aðstæðum hverju sinni hversu lengi er heimilt að hafa netfangið virkt eftir starfslok, t.d. með hliðsjón af eðli og umfangi starfseminnar, hversu persónubundin samskipti við viðskiptavini eru og fleira. Í flestum tilvikum duga tvær til fjórar vikur til að gera viðeigandi ráðstafanir og loka netfanginu.
Heimild vinnuveitanda til að skoða tölvupósthólf og skráarsvæði eftir starfslok
Í vissum tilvikum getur vinnuveitandi skoðað tölvupósthólf og skráarsvæði starfsmanns eftir starfslok. Heimilt er að framkvæma skoðun án þess að gera starfsmanni viðvart hafi honum sannarlega verið veittur kostur á því að eyða og taka afrit af tölvupósti og gögnum á skráasvæði sem tengjast ekki starfsemi vinnuveitandans. Í slíkum tilvikum er almennt litið svo á að starfsmanni hafi þegar verið veittur kostur á að gæta réttinda sinna við starfslokin.
