Meðferð persónuupplýsinga í ráðningar- og starfssamningum
Miðlun upplýsinga
Birting persónuupplýsinga á vefsíðu vinnustaðar
Margir vinnuveitendur birta vinnutengdar upplýsingar um starfsmennina á vefsíðu sinni. Þetta á við um til dæmis nöfn, vinnusvæði og tengiliðaupplýsingar. Birting slíkra upplýsinga krefst í raun ekki samþykkis starfsmanns vegna þess að upplýsingarnar teljast nauðsynlegar upplýsingar um vinnustaðinn.
Birting persónulegra tengiliðaupplýsinga starfsmanna eins og einkasímanúmer eða netfang og upplýsingar um áhugamál eða aðrar upplýsingar um persónulegar aðstæður starfsmanns þurfa almennt samþykki þitt.
Myndir af starfsmönnum ætti ekki að birta án samþykkis þeirra.
Miðlun upplýsinga til þriðja aðila
Miðlun persónuupplýsinga í tengslum við ráðningarsambönd geta verið með ýmsum hætti. Í sumum tilvikum þarf að miðla upplýsingum samkvæmt lögum. Til dæmis ber vinnuveitanda skylda til að veita Skattinum upplýsingar um laun starfsmanna. Ef enginn sérstakur lagagrundvöllur er fyrir hendi verður að finna grundvöll miðlunarinnar í ákvæðum persónuverndarlöggjafarinnar til þess að hún megi eiga sér stað.
Upplýsingagjöf til trúnaðarmanns
Í sumum tilfellum getur vinnuveitandi þurft að koma upplýsingum um starfsmenn áfram til trúnaðarmanns, svo sem um nöfn nýrra starfsmanna, menntun, laun, starfsaldursflokkun og fleira sem getur talist nauðsynlegt svo að trúnaðarmaðurinn geti uppfyllt skyldur sínar. Trúnaðarmaður getur til dæmis þurft að taka þátt í kjaraviðræðum og í þeim tilfellum þarf hann að hafa þessar upplýsingar.
Upplýsingagjöf til lífeyrissjóða
Í ráðningarsamningi eru ákvæði um í hvaða lífeyrissjóð skuli greitt og hversu hátt hlutfall greiðist þar inn. Þetta eru því upplýsingar sem vinnuveitandi þarf að miðla til lífeyrissjóðsins og hefur til þess fulla heimild.
Upplýsingagjöf varðandi starfsmenn sveitarfélaga og ríkisins
Oft er miðlæg mannauðsdeild hjá sveitarfélögum sem heldur utan um upplýsingar allra starfsmanna sveitarfélagsins. Ef starfsmaður flytur sig til í starfi innan sveitarfélagsins getur mannauðsdeildin því fært upplýsingarnar um hann á réttan stað og þarf ekki sérstakt leyfi fyrir því.
Aðeins öðru máli gildir fyrir starfsmenn ríkisins. Forstöðumenn stofnana ríkisins fara með framkvæmd starfsmannamála innan sinnar stofnunar en launaafgreiðsla og samskipti við stéttarfélög í samstarfsnefndum svo sem röðun starfa, að því marki sem stofnanir sinna því ekki sjálfar, er í höndum Fjársýslunnar. Launa-, kjara- og lífeyrismál starfsmanna ríkisins heyra undir fjármála- og efnahagsráðuneytið. Kjara- og mannauðssýsla ríkisins er í forsvari við gerð kjarasamninga með samninganefnd ríkisins, og veitir stofnunum ráðgjöf og leiðbeiningar við túlkun þeirra.
Það eru því margar hendur sem koma að upplýsingunum starfsmanns ef hann ert ríkisstarfsmaður og þarf að meta það hverju sinni hverjir teljast bera ábyrgð á gögnunum. Það fer eftir tilgangi vinnslu upplýsinganna, hver ákvarðar tilganginn og hvernig vinna á upplýsingarnar. Ef starfmaður skiptir um vinnustað er hægt að færa aðgang að starfsmannamálum hans yfir á nýja vinnustaðinn og oft heldur fólk réttindum sínum, eins og orlofi og rétt á veikindadögum á milli stofnana.
