Persónuvernd á vinnustöðum
Almennt
Skráning vinnuveitanda á persónuupplýsingum um starfsmenn getur talist eðlilegur þáttur í starfsemi hans.
Vinnuveitandi getur þurft að vinna með ýmsar upplýsingar um starfsmenn, meðal annars til að:
tryggja réttindi starfsfólks,
uppfylla lögbundnar kröfur,
tryggja öryggi,
viðhalda skilvirkni á vinnustað.
Tilgangur skráningar og söfnunar verður að vera skýr og má ekki vera meiri en nauðsynlegt er. Starfsfólk þarf að vera upplýst um skráningu og fá fræðslu.
Upplýsingar sem vinnuveitandi má safna og skrá
Dæmi um upplýsingar sem almennt eru taldar eðlilegar og viðeigandi fyrir vinnuveitendur að hafa:
Grunnupplýsingar um starfsfólk: Nafn, kennitala, heimilisfang, símanúmer og netfang
Upplýsingar tengdar starfi: Stöðuheiti, starfslýsing, starsfaldur hjá fyrirtæki, launakjör, vinnutími og vaktafyrirkomulag.
Ráðningargögn og hæfniskröfur: Ferilskrá, umsagnir, upplýsingar um menntun, reynslu og hæfni sem tengist starfinu.
Launa- og skattaupplýsingar: Launatekjur, launaseðlar, skattafærslur, lífeyrissjóðsgreiðslur og aðrar greiðslur tengdar starfskjörum.
Fjarveruskráning: Skrá yfir veikindadaga, orlofsdaga og aðra leyfisfjarvistir.
Öryggis- og aðgengisupplýsingar: Aðgangsheimildir að byggingum eða tækjum og öryggisupplýsingar tengdar starfi.
Upplýsingar um árangur og frammistöðu: gögn úr starfsmannasamtölum, mat á frammistöðu, umbun eða áminningar ef við á.
Heilsufarsupplýsingar: Aðeins ef þær eru nauðsynlegar, eins og til dæmis upplýsingar um veikindaleyfi eða aðstæður sem hafa áhrif á vinnuframlag starfsfólks í samræmi við lög.
Ábyrgð vinnuveitanda
Vinnuveitandi skal upplýsa starfsfólk um hvaða upplýsingum er safnað og í hvaða tilgangi. Upplýsingarnar má aðeins nota í þeim tilgangi sem þeim er safnað og telst nauðsynlegur fyrir starfsemina. Vinnuveitandi skal tryggja trúnað og öryggi upplýsinganna.
