Meðferð persónuupplýsinga í ráðningar- og starfssamningum
Söfnun upplýsinga
Tilgangurinn með öflun upplýsinga vegna ráðningar- og starfssamninga þarf að vera skýr og fylgja meginreglum persónuverndarlöggjafarinnar. Almennt ætti vinnuveitandi að vera meðvitaður um hvort hann þurfi að fá samþykki starfsmanns fyrir vinnslu á persónuupplýsingum hans eða hvort hann geti notast við aðra heimild til að óska eftir ákveðnum upplýsingum.
Upplýsingarnar sem óskað er eftir eiga að vera viðeigandi og ekki umfram það sem nauðsynlegt er. Það getur farið eftir aðstæðum hvaða upplýsingar eru nauðsynlegar.
Þá skiptir máli hvort um er að ræða ráðningarferli á almennum markaði eða í stjórnsýslunni. Um ráðningu hjá hinu opinbera gilda sérstök lög og því eru slík ferli mun formfastari heldur en ráðningar á almennum markaði. Einstaklingar sem sækja um störf hjá hinu opinbera átt mun ríkari rétt til upplýsinga um ráðningarferlið en á almennum markaði.
Upplýsingar um atvinnu og menntun
Eðlilegt er að veita upplýsingar um atvinnu og menntun með starfsumsókninni. Vinnuveitandi hefur alla jafna lögmæta hagsmuni af skráningu þessara upplýsinga, til að mynda vegna launavinnslu.
Upplýsingar á netinu og samfélagsmiðlum
Tilvonandi vinnuveitanda er heimilt að safna og nota opinberar og aðgengilegar upplýsingar um einstakling, eins og það sem finnst um viðkomandi á netinu eða á samfélagsmiðlum. Þrátt fyrir það þarf vinnslan alltaf að þjóna ákveðnum tilgangi og það þarf að staðreyna allar upplýsingar. Vinnuveitanda ber að upplýsa viðkomandi um þessa vinnslu.
Sakarvottorð
Ef um starf er að ræða þar sem unnið er með börnum eða hjá fjármálafyrirtæki getur verið réttlætanlegt að fara fram á sakarvottorð. Það þarf að meta nauðsyn í hverju tilfelli fyrir sig og þú þarft að gefa afdráttarlaust samþykki til að nota megi slíkar upplýsingar. Nánar um sakarvottorð umsækjanda um starf.
Upplýsingar frá fyrrverandi vinnuveitanda
Þó það sé eðlilegt að tilvonandi vinnuveitandi afli upplýsinga um einstakling frá fyrrverandi eða núverandi vinnuveitanda þá þarft hann að samþykkja að það sé gert.
Einstaklingur á einnig rétt á því að vita hvaða upplýsingum er leitað eftir, eru það hlutlausar upplýsingar eins og ráðningardagur, verkefni sem viðkomandi sinnti eða hvort leitað sé eftir huglægum upplýsingum eins og félagsfærni, samskipti á vinnustað og þess háttar. Það getur verið mjög eðlilegt að óska eftir upplýsingum sem þessum, krafan snýr fyrst og fremst að því að viðkomandi vitir af því að þeim verði safnað.
Viðkvæmar persónuupplýsingar
Einstaklingar eiga ekki að þurfa að veita persónuupplýsingar sem teljast vera viðkvæmar. Þær eiga að njóta sérstakrar verndar þar sem vinnsla þeirra gæti haft í för með sér áhættu fyrir grundvallarréttindi og mannfrelsi einstaklinga.
Vinnuveitanda er oftast óheimilt að vinna úr umræddum upplýsingum nema með sérstakri undanþágu. Það þarf að meta nauðsyn í hverju tilfelli fyrir sig og þarf einstaklingur að gefa afdráttarlaust samþykki til að nota megi slíkar upplýsingar
Helstu undanþágur eru sakarvottorð og heilsufarsupplýsingar sem kunna að vera nauðsynlegar, til dæmis vegna greiðslu sjúkradagpeninga.
Vinnuveitandi þarf að geta sýnt fram á að vinnslan sé nauðsynleg í þágu lögmætra hagsmuna sem auðsjáanlega vega þyngra en grundvallarréttindi og frelsi einstaklingsins. Það þarf að vera ljós fyrirfram að kallað verði eftir þessum upplýsingum og afhverju þær eru nauðsynlegar.
Ávallt þarf að vera rík og gild ástæða fyrir vinnslu viðkvæmra persónuupplýsinga.
Persónuleikapróf
Persónuleikapróf eru oftast tekin með samþykki þess sem það þreytir og sjaldan er um viðkvæmar persónuupplýsingar að ræða í þeim. Yfirleitt er fólk látið vita fyrirfram að slíkt próf sé partur af ráðningarferlinu og vinnsla upplýsinga sem þar kunna að koma fram lúta að sjálfsögðu sömu reglum og önnur vinnsla persónuupplýsinga.
