Meðferð persónuupplýsinga í ráðningar- og starfssamningum

Réttindi einstaklings

Einstaklingur hefur réttindi í tengslum við vinnslu persónuupplýsinga um sig. Persónuverndarlögum er ætlað að standa vörð um réttarstöðu einstaklinga, meðal annars með því að skapa gagnsæi um vinnsluna og gefa þeim færi á að andmæla henni svo eitthvað sé nefnt.

Einstaklingur hefur m.a. rétt á:

• upplýsingum um vinnsluna

• að vita hvaða gögn um ræðir

• aðgangi að gögnun

• að andmæla vinnslu - ef vinnslu er andmælt þurfa að vera fyrir því gildar ástæður þar sem það hefur þegar verið metið svo að þessar upplýsingar séu nauðsynlegar

• að láta eyða eða laga upplýsingar sem eru rangar

Aðgangur að gögnum

Í einhverjum tilfellum getur vinnuveitandi neitað um aðgang að gögnunum um starfsmann. Það er til dæmis ef því það fylgir því mikill kostnaður að fá upplýsingarnar, ef almannahagsmunir eru í húfi eða ef upplýsingarnar veita þér upplýsingar um aðra einstaklinga í leiðinni.

Vinnuskjöl þar sem vinnuveitandi skráir eigin íhuganir og matsgerð eða skoðanir í tengslum við kjaraviðræður eða varða almennar aðstæður á vinnustað geta verið undanskilin aðgangsrétti enda ekki upplýsingar sem var aflað um einstakling í þröngum skilningi. Það þarf alltaf að meta sérstaklega hvort veita eigi aðgang að upplýsingum en almennt er ekki hægt að víkja frá aðgangsréttinum. Það þurfa að vera góð rök fyrir því að einstaklingi sé neitað um aðgang að gögnunum.

Eyðing upplýsinga

Óheimilt er að vinna áfram með persónuupplýsingar einstaklings ef það er í öðrum tilgangi en lagt var upp með og það má ekki geyma þær lengur en nauðsyn krefur. Þegar varðveislan er ekki lengur nauðsynleg þá þarf að eyða upplýsingunum eða koma þeim í það form ekki sé hægt að auðkenna einstakling af þeim.

Við úrvinnslu þarf að tryggja fullnægjandi öryggi og að fyllsta trúnaðar sé gætt. Passa þarf að gögnunum sé eytt á þann hátt að ekki sé hægt að endurheimta þau, til dæmis með því að eyða einnig öllum öryggisafritum ef þau hafa verið tekin.

Geymsla upplýsinga

Það þarf sjaldnast að geyma gögn um einstakling ef hann fékk ekki vinnuna, þó að upp geta komið atvik þar sem það er nauðsynlegt. Sem dæmi um það er ef vinnuveitandi vill hafa viðkomandi í huga fyrir næsta starf sem auglýst verður eða ef kvartað er undan ráðningunni svo vinnuveitandi þurfi að geta flett upp vafaatriðum síðar.

Eftir að ráðningarsamningur er kominn á getur verið nauðsynlegt að varðveita einhver gögn, eins og til dæmis kennitölu, bankaupplýsingar, veikindaleyfi, upplýsingar um menntun. Meta þarf í hverju tilviki fyrir sig hvaða upplýsingar eru varðveittar. Oftast má ganga út frá því sem vísu að vinnuveitandinn viti hvaða gögnum honum beri að eyða og hvaða gögn hann þurfi að varðveita. Auk þess verða sífellt til nýjar upplýsingar um einstakling, eins og dagleg innstimplun og fleira sem þarf að varðveita í ákveðinn tíma.

Geymsla upplýsinga eftir starfslok

Áframhaldandi geymsla upplýsinga um fyrrverandi starfsmenn má aðeins eiga sér stað ef heimildum fyrir vinnslu er mætt. Þetta þýðir að það má geyma upplýsingarnar svo lengi sem það telst nauðsynlegt.

Það getur verið tilefni til að varðveita gögn eftir uppsögn starfsmanns. Til dæmis getur verið nauðsynlegt að halda skrá yfir sögu starfsmannamála en einnig þarf að fara eftir lögum sem kveða á um að geyma verði tiltekin gögn í ákveðinn tíma. Má þar nefna sem dæmi launaupplýsingar þar sem launagreiðandi þarf að geta veitt Skattinum upplýsingar aftur í tímann ef kallað verður eftir þeim. Í tengslum við uppsögn getur vinnuveitandi einnig þurft að varðveita upplýsingar ef hann á von á að uppsögnin verði kærð. Sama getur átt við ef starfsmaður hefur orðið fyrir vinnuslysi, þar sem upplýsingarnar geta verið nauðsynlegar til að afgreiða mögulega bótakröfu vegna slyssins. Lög um opinber skjalasöfn geta líka valdið því að vinnuveitanda sé óheimilt að eyða upplýsingum.