Meðferð persónuupplýsinga í ráðningar- og starfssamningum
Sakarvottorð umsækjanda
Upplýsingar á sakavottorði teljast til upplýsinga um refsiverðan verknað og um það gilda sérstakar reglur í persónuverndarlöggjöfinni.
Þannig getur talist málefnalegt að óska eftir sakavottorði þeirra sem gegna tilteknum störfum, slíkt er þó alls ekki sjálfsagt. Sem dæmi um það hvenær starf er þess eðlis að réttlætanlegt væri að óska eftir sakavottorði væri til dæmis starf þar sem unnið er með börnum.
Réttindi einstaklingsins
Öflun upplýsinga
Ávallt verður að gæta þess vel að þeim sem sækjast eftir starfi sé það fyrirfram ljóst að kallað verði eftir slíku vottorði. Að öðrum kosti kynni upplýsingaöflunin að brjóta í bága við sanngirniskröfur persónuverndarlaga. Þetta má til dæmis tryggja með því að taka fram í starfsauglýsingu eða með sambærilegum hætti að óskað verði eftir sakavottorði.
Vinnsla með upplýsingar
Samkvæmt persónuverndarlöggjöfinni mega einkaaðilar ekki vinna með upplýsingar um refsiverða háttsemi nema starfsmaðurinn hafi veitt til þess afdráttarlaust samþykki sitt eða vinnslan sé nauðsynleg í þágu lögmætra hagsmuna sem auðsjáanlega vega þyngra en grundvallarréttindi og frelsi starfsmannsins.
Vinnslan þarf síðan alltaf að styðjast við einhverja af þeim heimildum sem standa til vinnslu almennra persónuupplýsinga, svo sem vegna samningsgerðar, lagaskyldu, lögmætra hagsmuna og fleira
Miðlun upplýsinga
Upplýsingunum má ekki miðla nema einstaklingurinn veiti til þess afdráttarlaust samþykki sitt. Þó má miðla upplýsingum án samþykkis sé það nauðsynlegt í þágu lögmætra hagsmuna hins opinbera eða einkaaðila sem vega þyngra en þeir hagsmunir sem eru af leynd um upplýsingarnar, þar á meðal hagsmunir einstaklingsins.
Förgun upplýsinga
Huga verður að því hvernig farið er með vottorðin þegar ákvörðun um ráðningu liggur fyrir. Til dæmis getur komið til greina að umsækjandi sýni sakavottorð en haldi því eftir sjálfur og ráðningaraðili skrái hjá sér hvort viðkomandi standist gerðar kröfur eða ekki. Ef vottorðin eru hins vegar lögð fram verður að huga að því að óviðkomandi aðilar hafi ekki aðgang að þeim og að ráðningu lokinni verður að farga þeim með öruggum hætti eða skila til umsækjanda.
