Þarfir eru allskonar, allt frá því að kaupa húsgögn yfir í tæki og tól til að sinna heilbrigðisþjónustu. Þörf er í raun misræmi á milli þess sem er og hvað ætti að vera. 

Öll kaup hefjast á því að safna saman upplýsingum til þess að finna leiðir til að bæta, laga eða breyta núverandi stöðu yfir í ákjósanlega stöðu. Innkaupagreining er notuð til þess að safna þessum upplýsingum saman. 

Innkaupagreining er tvíþætt. Fyrst er þörf hugsanlegra kaupa metin og skilgreind með þarfagreiningu. Því næst eru tækniforskriftir og tæknilýsingar settar fram út frá þarfagreiningunni. 

Góð innkaupagreining eykur líkur á að innkaupin skili tilætluðum árangri. Hinir þrír þættir innkaupaferlisins verða jafnframt auðveldari viðfangs.

Þarfagreining

Þarfagreining er ferli sem felst í því að skilgreina og greina raunverulegar þarfir einstaklings, fyrirtækis, stofnunar, ráðuneytis eða sveitarfélags áður en ráðist er í innkaup eða þróun á vöru eða þjónustu.

Markmiðið er að tryggja að innkaup eða þróun séu í samræmi við raunverulegar þarfir og skili tilætluðum árangri.

Unnið með hagsmunaaðilum

Það er auðveldara að átta sig á skilyrðum, takmörkunum og þörfum verkefnis þegar markmið, rammi og samhengi þess er skýrt. Þarfagreining er því ávallt unnin í samstarfi við hagsmunaaðila. 

Ferli þarfagreininga getur verið mismunandi eftir eðli og umfangi innkaupa, en yfirleitt inniheldur hún eftirfarandi skref:

Markmiðasetningu: Skilgreina markmið og tilgang.

Gagnaöflun: Safna upplýsingum um núverandi ástand, vandamál, notendur og mögulegar lausnir. Þetta getur falið í sér viðtöl eða fundi með hagsmunaaðilum, spurningakönnun eða greiningu á gögnum.

Greiningu og mat: Greina gögnin til að skilja betur þarfirnar. Þetta getur falið í sér að greina kostnað, tíma, gæði, og aðra þætti sem tengjast þörfum verkefnisins.

Gott er að byrja á að svara eftirfarandi lykilspurningum:

• Hvaða þörf uppfylla innkaupin?

• Er vitað um mögulega seljendur eða verktaka? 

• Hvernig eru markaðsaðstæður?

• Hverjar eru helstu vörður?

• Hver er fjárhagsrammi verksins?

• Áhættugreining: Hvaða ytri skilyrðum er verkið háð? 

• Er eitthvað annað sem skiptir máli við undirbúning og framkvæmd verksins?

• Hver er afurð verkefnisins og afmörkun?

Skilgreining á kröfum 

• Skilgreina og flokka nákvæmar þarfir eða eiginleika sem huganleg kaup þurfa að uppfylla. Eins og notendaþarfir, þarfir viðskiptavinarins, eftirfylgni við lög, gæðaþarfir, mörkun (e. branding) ásamt öryggis- og rekstrarþörfum.

Þarfirnar flokkaðar

Því næst þarf að skilja, flokka, meta og forgangsraða þarfirnar og setja sumar þeirra fram sem kröfur. Hægt er að flokka þarfir eftir mikilvægi, áhrifum, flækjustigi og tengingum við aðrar þarfir, sem dæmi. Til þess að hægt sé að forgangsraða þarf að flokka þarfir í þrjá flokka:

• Hæfiskröfur. Hvað eru nauðsynlegar þarfir þegar kemur að hæfi bjóðanda? Dæmi eru starfsréttindi, fjárhagsstaða og tæknileg og fagleg geta.

• Skalkröfur. Nauðsynlegar þarfir sem varan, þjónustan eða framkvæmdin verður að uppfylla í formi lágmarkskrafna.

• Aukaþarfir. Sem hægt er að nota sem valforsendur til stiga.

Eftir að þarfir og kröfur hafa verið settar fram kanna kaupendur hvort þær séu örugglega skiljanlegar, afmarkaðar, mælanlegar (ef við á) og raunhæfar. Einnig er athugað hvort þær samrýmist ekki örugglega markmiðum verkefnisins.

Hagsmunaaðilar samþykkja

Næst þarf að fá samþykki frá hagsmunaaðilum varðandi þær kröfur og þarfir sem settar hafa verið fram og forgangsraða í þarfagreiningu. Ef sameiginlegur skilningur er á þarfagreiningunni ætti að vera hægt að tryggja upp að vissu marki að verkefnið skili þeirri afurð sem ætlast er til.

Að þarfagreiningu lokinni verður til greiningarskýrsla sem er nýtt til að búa til tæknilýsingu.

Tæknilýsing

Með tæknilýsingu eða tæknilegum kröfum er átt við þær kröfur sem gerðar eru til gæða eða eiginleika þeirrar vöru, verks eða þjónustu sem stendur til að kaupa. Tæknilegar kröfur eru lágmarkskröfur eða „staðið/fallið“ kröfur í útboðum. Það þýðir að þær þurfa allar að vera uppfylltar svo tilboð fyrirtækis komi til greina. 

Kaupendur hafa almennt gott svigrúm til að skilgreina tæknilegar þarfir sínar en það verður að passa upp á að setja ekki fram tæknilegar kröfur sem hindra samkeppni.

Sé sérfræðiþekking ekki til staðar hjá kaupanda er ráð að fá tæknilegan ráðgjafa til aðstoðar við gerð tæknilýsingar.

Hlutverk tæknilegs ráðgjafa er að:

• Aðstoðar við gerð þarfagreiningar með hliðsjón af aðstæðum á markaði.

• Greinir notkunarþarfir og áætlaða framtíðarnotkun.

• Framkvæmir áhættumat með tilliti til þarfagreiningar.

• Ber sameiginlega ábyrgð á tækni- eða þarfalýsingu útboðsgagna með kaupanda.  

Þegar leitað er að tæknilegum ráðgjafa er best að finna einstakling með sérþekkingu á sviði útboðsins. Oft reynist erfitt að finna slíkan einstakling og því er best að heyra í útboðsráðgjöfum Fjársýslunnar til að aðstoða við leitina.

Kaupanda ber að hafa í huga að ráðgjöf við undirbúning útboðs getur leitt til þess að ráðgjafi teljist vanhæfur til að leggja fram tilboð ef ekki er leitast við að jafna út hugsanlegt samkeppnisforskot. Oftast má jafna út slíkt forskot með því að láta upplýsingar sem máli skipta fylgja með útboðsgögnum og setja lengri tilboðsfrest.

Ráðlagt er að tæknilegur ráðgjafi undirriti trúnaðaryfirlýsingu. Ráðgjöf tæknilegs ráðgjafa getur í sumum tilvikum verið svo umfangsmikil, að nauðsynlegt er að bjóða út þá þjónustu.

Framsetning tæknilegra krafna

Framsetning tæknilegra krafna þarf að fara fram samkvæmt annarri af tveimur leiðum, kröfu- eða þarfalýsingu.

Það má nota alfarið aðra leiðina eða blanda þeim saman:

Kröfulýsing

Kröfulýsing er nákvæm lýsing á því hvað það sem verið er að kaupa þarf að uppfylla. Til dæmis getur það verið stærð, þyngd og gerð efnis í vörukaupum. Fyrir vikið veitir slík lýsing jafnan meiri fyrirsjáanleika og öryggi um hvað verður keypt.

Við setningu kröfulýsingar er kaupandi að skorða niður það svigrúm sem bjóðendur hafa og þess vegna er mikilvægt að sinna undirbúningi vel.

Þarfalýsing

Þarfalýsing er samantekt á þörfum svo að hægt sé að skilja og sjá heildarmyndina. Þarfalýsing er almennari og gefur bjóðendum jafnan eitthvað svigrúm við að að uppfylla þörfina. Hún er því vel til þess fallin að stuðla að nýsköpun.

Hins vegar getur sveigjanleikinn þýtt að bjóðendur eru misjafnlega nákvæmir um hvernig þeir ætli að uppfylla þörfina, sem getur gert kaupendum erfiðara fyrir við mat tilboða.

Lesa meira: Lög um opinber innkaup, grein 49.

Áætlanagerð vegna innkaupa skiptist í kostnaðaráætlun og tímaáætlun.

Kostnaðaráætlun

Kostnaðaráætlunin segir til um það hvernig á að kaupa inn, það er, hvort innkaup séu yfir eða undir útboðsmörkum. Einnig gefur hún líka til kynna hvaða tegund af innkaupaferli gæti mögulega hentað við innkaup. 

Áætlunin þarf að fela í sér útreikning á áætluðu virði innkaupanna  og samanlagt heildarvirði allra áfanga, ef kaupa á inn í nokkrum áföngum.

Útreikningur á áætluðu virði

Áætlað virði innkaupanna skal taka mið af þeirri heildarfjárhæð sem kaupandi mun greiða fyrir innkaupin, án virðisaukaskatts. Heildarfjárhæðin felur í sér:

• Aðföng.

• Flutning vöru.

• Þóknun.

• Annað sem kaupandi leggur til og metið verður til fjár.

Heildarfjárhæðin þarf að taka tillit til allra ákvæða og atriða sem kaupandi setur fram og munu verða partur af samning í kjölfar útboðs. Til dæmis er varðar endurnýjun samningsins.

Ef fyrirhugað er að kaupa vöru, þjónustu eða verk í áföngum skal miða við samanlagt heildarvirði allra áfanga. Einnig þarf að tiltaka virði allra framlengingarheimilda.

Tímaáætlun

Upphaf verks, verktími og tímamörk geta skipt sköpum við undirbúning og framkvæmd innkaupaferils frá byrjun til afhendingar. Þess vegna er gott verkskipulag mikilvægt, þar sem hver áfangi eða verkhluti tekur við af öðrum eða jafnvel skarast.

Vinnuframlag: Kaupandi verður að tilnefna rétta aðila innan stofnunar og gera ráð fyrir vinnuframlagi þeirra í innkaupaferlinu.