Meðferð persónuupplýsinga hjá sýslumönnum eftir málaflokkum

Ábyrgðaraðili vinnslu

Sýslumenn eru ábyrgðaraðilar fyrir vinnslu þeirra persónuupplýsinga sem aflað er á eyðublöðum undir flokknum leyfi og löggildingar (að undanskildu eyðublaði vegna umsóknar um dvalarleyfi). Sýslumenn notast ekki við sjálfvirka ákvörðunartöku við vinnslu persónuupplýsinga vegna leyfa og löggildinga.

Tilgangur og heimildir fyrir vinnslu

Með eyðublöðunum er ýmist aflað almennra persónuupplýsinga, viðkvæmra persónuupplýsinga og e.a. upplýsinga um refsiverða háttsemi sem fram koma á sakavottorðum. Í ákveðnum málum er gert ráð fyrir að sakavottorð fylgi með eyðublaði eða upplýsinga um refsiverða háttsemi óskað á eyðublaðinu sjálfu. Tilgangur vinnslu þeirra persónuupplýsinga sem aflað er frá hinum skráða með eyðublöðum er að sinna lögbundnum skyldum sýslumanna í tengslum við meðferð stjórnsýslumála. Heimildir fyrir vinnslu almennra persónuupplýsinga koma fram í 3. tl. 1. mgr. 9. gr., sbr. 1. mgr. 12. gr. Heimildir fyrir vinnslu viðkvæmra persónuupplýsinga koma fram í 1. tl. 11. gr. laga nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga. Mælt er fyrir um lagaskyldur sýslumanna í tengslum við meðferð leyfamála í lögum nr. 85/2007 um veitingastaði, gististaði og skemmtanahald. Lagaskyldur sýslumanna í tengslum við löggildingarmál koma m.a. fram í lögum nr. 77/1998 um lögmenn, XII. kafla umferðarlaga nr. 77/2019 og lögum um handiðnað nr. 42/1978. Til þess að unnt sé að vinna beiðnir þarf að veita allar umbeðnar upplýsingar, nema einstaka liðir eigi ekki við. Vakin er athygli á að skortur á upplýsingum kann að hafa áhrif á niðurstöðu máls.

Miðlun persónuupplýsinga

Persónuupplýsingum sem aflað er með eyðublöðunum er miðlað til aðila máls, sbr. 15. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993. Umsókn um rekstrarleyfi er miðlað til umsagnaraðila sbr. 3. og 4. mgr. 10. gr. laga nr. 85/2007 um veitingastaði, gististaði og skemmtanahald og e.a. einnig upplýsingum um umsókn um tækisfærileyfi. Upplýsingum um útgefin rekstrarleyfi skulu birtar og er það gert á vef sýslumanna, www.syslumenn.is og eins á www.rekstrarleyfi.is, sbr. 20. gr. laga nr. 85/2007 um veitingastaði, gististaði og skemmtanahald. Upplýsingum um löggildingu skjalaþýðanda og dómtúlka er miðlað á vef sýslumanna. Upplýsingar um löggildingu fasteignasala, útgefin lögmannsréttindi og friðlýsingu æðarvarps eru birtar í Lögbirtingablaðinu.

Geymslutími

Samkvæmt lögum nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn eru öll skjöl geymd hjá sýslumanni í 30 ár og rafræn gögn í 5 ár áður en þau eru send til Þjóðskjalasafns til varðveislu.

Réttindi skráðra einstaklinga

Skráðir einstaklingar eiga almennt rétt til upplýsinga um vinnslu, hvort sem persónuupplýsinga er aflað hjá þeim sjálfum eða ekki, svo og rétt til aðgangs að persónuupplýsingum um sig. Þeir eiga jafnframt rétt á að fá óáreiðanlegar persónuupplýsingar um sig leiðréttar svo og rétt til að ábyrgðaraðilinn eyði persónuupplýsingum um hann án ótilhlýðilegrar tafar (réttur til að gleymast) og rétt til að ábyrgðaraðili takmarki vinnslu. Beina má kvörtun vegna vinnslu persónuupplýsinga til Persónuverndar. Persónuverndarstefnu sýslumanna og upplýsingar um persónuverndarfulltrúa þeirra er að finna hér á vef sýslumanna.