Nokkrar mismunandi leiðir eru, til að hafa samband við Persónuvernd. Alls eru níu tegundir beiðna sem hægt er senda á Persónuvernd. Fyrsta skrefið í samstarfinu var að fara í gegnum þessar tegundir og átta okkur á eðli þessara beiðna og hver þeirra veldur mestu álagi.
Okkur varð ljóst að mesta umfangið væri í kringum kvartanir til Persónuverndar og var það því fyrsta beiðnin sem ákveðið var að setja upp í umsóknakerfi Stafræns Íslands.

Aðeins um verkefnið

Við teljum að með því að einfalda umsóknarferlið og stýra því að einungis kvartanir sem eiga við Persónuvernd sendist áfram, sé ávinningur mikill fyrir bæði stofnun og einstaklinga sem senda inn.

Innanhúsferli kvartana er formfast, þungt og margslungið og er því sinnt með GoPro. Í þessu verkefni mun Ísland.is einungis sjá um umsókn frá því hún er stofnuð og þangað til hún kemst inní GoPro og fylgir þar eftir núverandi ferli. Ísland.is mun einnig styðja við að uppfæra stöðu kvartana þegar vinnslu er lokið í GoPro.

Markmið verkefnis eru:
Að létta undir álagi stofnunarinnar með því að hindra að beiðnir berist sem:
a) ekki eiga erindi við Persónuvernd.
b) ekki er þörf á að veita sendanda sérsniðið svar.
c) ekki innihalda nægjanlegar/réttar upplýsingar.
Að veita einstaklingum og fyrirtækjum betri þjónustu og upplifun þegar beiðnir eru sendar inn til Persónuverndar.

Sem stofnun ber Persónuvernd að taka á móti öllum fyrirspurnum og allir verða að geta sent inn fyrirspurn til þeirra. Mikill tími fer í að fara yfir beiðnir, skilja þær og ýta í burtu beiðnum sem eiga ekki við stofnunina. Áskorun er að ekki einungis endurgera pappírsumsóknina á rafrænu formi, heldur einnig straumlínulaga ferlið og gera það skilvirkara.

Ávinningur Persónuverndar: færri kvartanir koma inn og þar af leiðandi er meiri tími til að sinna þeim kvörtunum sem eiga við Persónuvernd sem verður til þess að mál verði afgreidd hraðar.
Ávinningur sendanda: betra utanumhald og öryggi, sendandi er stoppaður af ef um er að ræða erindi sem ekki á við, kvartanir afgreiddar hraðar og notendum leiðbeint á réttan stað með þær beiðnir sem ekki eiga við.

Hér er hægt að skoða umsóknina bæði á DEV svæði og í Figma

Verkefnið er unnið af þróunarteyminu Sendiráðinu í samstarfi við Persónuvernd og Stafrænt Ísland.