Stafræn umsókn um fæðingarorlof fyrir alla verðandi foreldra-  Verkefnasaga

Síðan opnað var fyrir stafrænar umsóknir um fæðingarorlof og fæðingastyrk í byrjun árs 2022, hefur áhersla verið lögð á að auka og bæta virkni umsóknarferilsins svo það nái til allra hópa og aðstæðna hjá verðandi foreldrum.

Markmið verkefnisins er að gera öllum verðandi foreldrum fært að nýta sér stafræna umsókn um fæðingarorlof og fæðingarstyrk á einum stað á vefnum; Island.is, og að 100% umsækjenda um fæðingarorlof kjósi stafræna leið. Í mars 2022 var hlutfall rafrænna umsókna hjá Fæðingarorlofssjóði í kringum 25% en í árslok var hlutfallið orðið 85%.

Ferlið er gert eins einfalt og notendavænt og unnt er sem felur í sér að gögn, sem þurfa að fylgja með umsókninni, eru sjálfkrafa sótt úr öðrum kerfum og áframsend til viðeigandi aðila til samþykktar. Engir pappírar eða óþarfa handavinna og því skilar verkefnið sér í miklum tímasparnaði og hagræðingu bæði fyrir umsækjendur og úrvinnsluaðila.

Ferlið:

• Felur í sér samspil ótengdra og ólíkra kerfa í gegnum Island.is. Allar upplýsingar sem þurfa að fylgja umsókn eru á einum stað en koma úr ólíkum kerfum. Áður innihélt umsókn 4-5 eyðublöð, auk viðbótargagna sem voru oft send í tölvupóstum manna á milli.

• Flest gögn sem þurfa að fylgja umsókninni eru sótt sjálfkrafa og send sjálfvirkt áfram til maka og atvinnurekanda til samþykktar, ef við á.

• Umsækjendur geta breytt og bætt við tímabilum og skipt á milli sín dögum til fæðingarorlofs.

• Einnig er staða umsóknarinnar birt í umsóknarkerfi Stafræns Íslands.

• Ef Fæðingarorlofssjóður óskar eftir frekari gögnum er hægt að bæta við þeim við umsóknina.

Áskorun:

Helsta áskorun verkefnisins var að greina og útfæra mismunandi réttindi og tilhögun umsækjenda og setja það upp í einfalt flæði fyrir umsækjandann. Passa þurfti upp á að þegar fleiri tegundir umsókna bættust við ferlið, þ.e. fyrir ólíka hópa og mismunandi aðstæður, að öll réttindi fólks væru aðgengileg og uppfærð í kerfinu svo haga mætti fæðingarorlofinu eins og fólk óskar eftir og á rétt á. Tæknilega er útfærslan þá sú að fyrir hvern hóp umsækjenda, miðað við ólíkar aðstæður og bakgrunn, þarf að fylgja með sérstakur réttindakóði sem sendur er með tegund umsóknar til Vinnumálastofnunnar. Einnig var töluverð áskorun að útfæra skilagátt á milli Stafræns Íslands og Vinnumálastofnunar þannig að Vinnumálastofnun geti uppfært stöðu umsóknar úr sínum kerfum og/eða kallað eftir frekari gögnum á sem skilvirkastan hátt.

Ávinningur:

Nú er hægt að sækja um ný tímabil og breyta tímabilum í fæðingarorlofi. Fleiri en einn atvinnurekandi getur samþykkt umsókn og hægt að bæta gögnum við umsókn eftir á ef Fæðingarorlofssjóður kallar eftir frekari upplýsingum.

Fleiri hópar geta nú nýtt sér stafræna umsókn um fæðingarorlof en áður:

• Umsækjendur á almennum vinnumarkaði.

• Sjálfstætt starfandi.

• Umsækjendur á atvinnuleysisbótum.

• Umsækjendur utan vinnumarkaðar.

• Námsmenn, utan vinnumarkaða.

• Umsókn fyrir fjölburafæðingar.

• Umsókn v/tæknifrjóvgana.

• Umsókn fyrir föður án móður (t.d. móðir býr erlendis).

• Umsókn um dvalarstyrk tengt meðgöngu.

• Umsókn vegna varanlegs fóstur eða frumættleiðingar.

Þjónustueigandi og samstarfsaðili:

Stafrænt Ísland og Vinnumálastofnun (Fæðingarorlofssjóður).

Þróunarteymi

Verkefnið hefur verið unnið í samstarfi við hugbúnaðarteymi frá Aranja og Deloitte.

Aranja byrjaði innleiðingu en Deloitte tók svo við og hefur bætt við frekari virkni og nýjum tegundum umsókna.