Vinnsluskrá um vinnslu persónuupplýsinga
Gerð vinnsluskráar
Ekki er til staðar nein formkrafa um hvernig vinnsluskráin skuli sett fram, eða hvaða aðferð skuli notuð við gerð hennar.
Fyrirtæki og stofnanir ákveða því fyrirkomulag skrárinnar sjálf; hvort sem það er gert með því að hafa yfirlit í formi skriflegs skjals, Excel skjals, eða með öðrum hætti.
Hafa skal í huga að skylt er að fara að kröfum hvað varðar efni vinnsluskráa, og þarf því að gæta þess að þeim sé fullnægt óháð því formi sem notast er við.
Persónuvernd hefur til leiðbeiningar útbúið form að vinnsluskrá fyrir ábyrgðaraðila annars vegar og vinnsluaðila hins vegar, sem nýta má til að fá nauðsynlega yfirsýn.
Í forminu fyrir ábyrgðaraðila eru fleiri dálkar heldur en þörf er á samkvæmt lögum.
Þetta er gert vegna þess að betri yfirsýn getur verið gott hjálpartæki í vinnunni við að tryggja eftirfylgni við skyldur og réttindi hins skráða.
Er þá auðveldara að svara fyrirspurnum frá einstaklingum, sem vilja fá upplýsingar um hvað er skráð um þá, hvaðan upplýsingarnar eru komnar, og á grundvelli hvaða heimildar upplýsingarnar eru unnar.
Yfirsýnin er einnig gagnleg þegar uppfylla skal viðvarandi upplýsingaskyldu, til dæmis að því er varðar persónuverndarstefnu.
Athugið að verið getur að hver ábyrgðaraðili þurfi að laga skrána að aðstæðum hjá sér, enda getur starfsemi ábyrgðaraðila verið mjög ólík að stærð og umfangi.
Gott er að hafa í huga að megintilgangur skrárinnar er að fá yfirsýn yfir þá vinnslu persónuupplýsinga sem fram fer í starfseminni, en ekki endilega hverja einustu vinnsluaðgerð sem framkvæmd er.
