Staðfesting á undirskrift eða lögbókandavottun
Sýslumenn í hverju umdæmi annast svokallaða lögbókandavottun sem felur í sér opinbera staðfestingu á því sem efni hennar kveður á um. Lögbókandavottun jafngildir vottun tveggja manna um þá athöfn eða staðreynd sem hún tekur til.
Í lögbókandagerð getur falist:
Staðfesting á undirritun eða handsali löggernings
Staðfesting á hæfi manna eða heimild til að standa að efni skjals
Staðfesting á atvikum eða athöfnum.
Algengast er að óskað sé eftir staðfestingu lögbókanda á:
Undirskrift. Þetta er oft að kröfu viðtakanda skjals, til dæmis ef senda á skjalið erlendis.
Undirritun erfðaskrár. Þannig er tryggt að gætt hafi verið að þeim atriðum, sem erfðalög kveða á um að gætt skuli að við undirritun erfðaskrár. Sá sem ritar undir erfðaskrá þarf að vera svo heill heilsu andlega að hann sé fær um að gera erfðaskrá.
Undirritun kaupmála. Þannig er tryggt að undirskriftin hafi farið fram eftir settum reglum, þó svo að vottunin tryggi ekki leynd yfir efni kaupmála. Hver, sem þess óskar, á rétt á upplýsingum um tilvist kaupmála og efni hans.
Rithandarsýnishorn. Þegar ástæða er til að ætla að sami maður muni ítrekað þurfa staðfestingu lögbókanda á undirskrift getur hann látið lögbókanda í té rithandarsýnishorn á eigin ábyrgð. Lögbókandi gæti þá á grundvelli skriflegrar beiðni hverju sinni staðfest umrædda undirskrift án þess að sá sem ritar undir þurfi að mæta í eigin persónu á fund lögbókanda.
Hvernig er undirskrift staðfest
Staðfesting undirskriftar fer fram á starfsstöð sýslumanns. Sá sem óskar staðfestingarinnar þarf að framvísa skilríkjum og undirrita skjalið eða kannast við undirskrift sína að fulltrúa sýslumanns viðstöddum.
Kostnaður
Staðfesting lögbókanda á undirskrift kostar 2.700 krónur.
Lögbókandavottun á erfðaskrá og samninga kostar 5.400 krónur.
Apostille vottun
Erlendir viðtakendur gera stundum kröfu um apostille vottun skjals en þá þarf að fá lögbókandavottun á skjalið hjá sýslumanni og fá svo einnig apostille staðfestingu hjá starfsmanni utanríkisráðuneytisins sem er staðsettur hjá Sýslumanninum á höfuðborgarsvæðinu, Hlíðasmára 1, Kópavogi.
Þegar nota á íslensk skjöl og vottorð erlendis óskar viðtakandi skjalanna stundum eftir því að þau séu formlega staðfest. Með formlegri staðfestingu er átt við að starfsmaður utanríkisráðuneytisins sem er staðsettur hjá Sýslumanninum á höfuðborgarsvæðinu, Hlíðasmára 1 í Kópavogi, stimpli og staðfesti með því að þar til bært yfirvald á Íslandi hafi gefið skjalið út eða vottað það.
Rétt er að taka fram að staðfesting ráðuneytisins felur ekki í sér efnislega staðfestingu á innihaldi skjalsins. Með henni er verið að staðfesta að íslenska stjórnvaldið sem gaf skjalið út eða stimplaði hafi í raun gert það.
Lög og reglugerðir
Þjónustuaðili
Sýslumenn