Heilsa, vellíðan og viðvera

Starfsfólk Vinnumálastofnunar er hvatt til líkamlegs og andlegs heilbrigðis og leggur stofnunin áherslu á að búa þeim til aðstæður sem stuðla að því.

Til að tryggja framgang stefnunnar hefur stofnunin sett sér eftirfarandi viðmið og verklagsreglur:

Vinnufyrirkomulag og vinnuaðstaða

Áhersla er lögð á að skapa sveigjanleika til að auðvelda starfsmönnum samræmingu vinnu og einkalífs án þess að draga úr þjónustu við þjónustuþega VMST.
Sérstök fjarvinnustefna er til staðar sem kveður á um að starfsmenn geti að jafnaði unnið að heiman einn dag í viku.
Hjá Vinnumálastofnun er 36 stunda vinnuvika.
Almennt skal taka styttingu út á föstudögum en þó er hægt að nýta aðra tíma í samráði við næsta yfirmann og verkefnastöðu.
Yfirmenn skulu leita leiða til að koma á móts við óskir um sveigjanlega mætingartíma milli kl. 07:00 – 09:00, sé því komið við.

Starfsumhverfi

Vinnumálastofnun leggur sig fram við að skapa traust og öruggt vinnuumhverfi og stuðla að því að vinnuaðastaða henti í þau verkefni sem starfið krefst hverju sinni. Lögð er áhersla á að aðbúnaður og hollustuhættir á vinnustaðnum verði eins og best verður á kosið.

Vinnumálastofnun vill bjóða upp á verkefnamiðaða vinnuaðstæður og eiga starfsmenn að geta að stillt vinnuaðstöðu sína og aðlaga hana að sínum þörfum.
Reglulegar skulu gerðar mælingar og úttektir á aðbúnaði og í framhaldi af því aðgerðaráætlanir um hvernig skuli bregðast við frávikum.
Reglulega skulu gerðar mælingar á loftgæðum og í framhaldi af því aðgerðaráætlanir um hvernig skulu bregðast við frávikum.
Stofnunin skal stuðla að menningu þar sem sálfélagslegt öryggi ríkir og er sérstök eineltisstefna til staðar.
Öryggisnefnd er starfrækt innan stofnunarinnar sem hefur það hlutverk að stuðla að því að aðbúnaður, hollustuhættir og öryggi hjá Vinnumálastofnun sé í samræmi við vinnuverndarlöggjöf og annast fræðslu til starfsmanna um hollustuhætti og öryggi á vinnustaðnum.

Heilsa og vellíðan

Vinnumálastofnun hvetur og styður starfsmenn til að hlúa að andlegri og líkamlegri heilsu.

Vinnumálastofnun veitir starfsmönnum íþróttastyrk til að auðvelda þeim að stunda heilsurækt með því að greiða niður kostnað við hreyfingu og íþróttir.
Vinnumálstofnun býður starfsfólki að gera samgöngusamning sem hvetur fólk til að nýta sér vistvæna og heilsusamlega samgöngumáta til að ferðast til og frá vinnustað með styrkveitingu.
Lögð er áhersla á að bjóða upp á hollan hádegismat þar sem mötuneyti eru til staðar.
Boðið skal uppá heilsufarsmælingar á a.m.k. á tveggja ára fresti.
Boðið skal uppá flensusprautu árlega.
Starfsmenn geta sótt um allt að fimm tímum í utanaðkomandi handleiðslu vegna erfiðra aðstæðna sem upp koma í vinnu eða einkalífi.
Reglulega skal fylgst með Bradford mælikvarða og gripið til aðgerða til að reyna að styðja starfsmenn sem eru í áhættu varðandi langtímaveikindi í samræmi við viðverustefnu Vinnumálastofnunar.
Árlega skal nýta mannauðsmælingar og snerpusamtöl að kanna líðan starfsmanna.
Árlega skal boðið skal uppá fræðslu og námskeið er auka vitund og/eða styðja við heilbrigðan lífstíl.

Vinnumálastofnun vill styðja við starfsmenn sem hafa áhuga á að miðla þekkingu sinni á heilsueflingu eða fræðslu um líkamlega eða andlega heilsu innan vinnustaðarins og hvetur þá til að hafa samband við mannauðsdeild.

Veikindi

Vinnumálastofnun vill standa vörð um velferð starfsmanna og gera sitt til að sporna gegn því að starfsmenn lendi í langtímaveikindum af vinnutengdum ástæðum. Stofnunin vill styðja starfsmenn í veikindum og auðvelda þeim að koma til baka til starfa eftir veikindafjarveru.

Til að vinna að framgangi þessarar stefnu hefur stofnunin sett sér eftirfarandi verklagsreglur:
Starfsmenn skulu tilkynna yfirmanni beint um veikindi á hverjum degi.
Starfsmenn skulu skila inn læknisvottorði séu veikindi 5 dagar eða lengur. Vinnumálastofnun er heimilt að biðja um læknisvottorð vegna styttri veikinda.
Ef starfsmaður er veikur í mánuð eða lengra samfellt skal senda mál hans til trúnaðarlæknis, sem veitir ráðgjöf vegna fjarvista starfsmanna í veikinda- og slysatilfellum, meðal annars varðandi læknisvottorð. Trúnaðarlæknir framkvæmir starfshæfnimat að beiðni stjórnenda vegna endurkomu til vinnu eftir veikindi eða slys. Gætir hann hagsmuna starfsmanna varðandi það sem getur spillt heilsu þeirra í starfi og vinnur að umbótum í samráði við stjórnendur.
Í langtímaveikindum skal starfsmaður skila læknisvottorði mánaðarlega nema ef læknir og trúnaðarlæknir telji slíkt ekki nauðsynlegt.
Ef starfsmenn eru veikir í mánuð eða lengur skulu þeir skila starfshæfnivottorði áður en þeir hefja störf að nýju.
Ef starfsmenn eru veikir í mánuð eða lengur skulu starfsmaður og næsti yfirmaður vera í sambandi a.m.k. hálfs mánaðarlega til að styðja við starfsmann og halda honum upplýstum nema ef slíkt er ekki talið æskilegt skv. læknisráði. Yfirmaður skal hafa frumkvæðið að þessum samskiptum.
Vegna skammtímaveikinda er notaður Bradford kvarði. Með því að nota Bradford reikniformúlu er hægt að umbreyta fjölda veikindadaga yfir í stig. Fjöldi stiga segir svo til um hvaða aðgerða verður gripið til, miðað verður við sl. 13 vikur. Mánaðarlega eru niðurstöður síðustu þriggja mánaða skoðaðar og eftirfarandi verklag notað til að bregðast við niðurstöðunum:

Yfir 25 stigum: Fjarverusamtal milli stjórnanda og starfsmanns. Fjarverusamtal er formlegt samtal milli starfsmanns og stjórnanda til að meta aðstæður og þörf fyrir aðlögun á vinnustað.
Yfir 125 stigum: Mannauðsérfræðingur skal eiga samtal við starfsmann. Aðilar skulu gera skriflega úrbótaáætlun.
Yfir 250 stigum. Trúnaðarlæknir á samtal við starfsmann í samráði við Mannauðssvið. Aðilar skulu gera skriflega úrbótaáætlun.

Með samræmdu og styðjandi verklagi í viðbrögðum við veikindafjarvistum hlúum við betur að starfsfólki og stuðlum að velferð þeirra og vellíðan. Um leið og s við gerum starfsstöðum betur kleift að skipuleggja viðbrögð við langvarandi fjarveru.