Á bæjarstjórnarfundi þann 14. maí 2024 var jafnframt ákveðið að einkaskjalasöfn yrðu afhent til varðveislu til Þjóðskjalasafns. Kópavogsbær og Þjóðskjalasafn hafa unnið aðgerðaáætlun um tilfærslu á verkefnum og safnkosti Héraðsskjalasafns Kópavogs til Þjóðskjalasafns.

Verkefnið verður unnið í tveimur áföngum og hefur Þjóðskjalasafn nú birt á sérstakri vefsíðu upplýsingar og tímasetningar um verkefnið. Auk þess hafa farið fram upplýsingafundir fyrir starfsfólk Kópavogsbæjar um þær breytingar sem hafa orðið og eru framundan. Meðfylgjandi mynd er frá upplýsingafundi þann 14. júní 2024. Milli 60-70 manns sóttu fundinn á staðnum og í streymi.

Frá og með 1. apríl 2024 skila stjórnsýsla og stofnanir Kópavogsbæjar skjölum sínum til Þjóðskjalasafns Íslands. Á sama tíma tók Þjóðskjalasafn við hlutverki Héraðsskjalasafns Kópavogs varðandi ráðgjöf og eftirlit með skjalavörslu og skjalastjórn stofnana og stjórnsýslu Kópavogsbæjar. Í því felst meðal annars að samþykkja málalykla, skjalavistunaráætlanir og skjalageymslur, afgreiða tilkynningar á rafrænum gagnasöfnum, samþykkja afhendingarbeiðnir á viðtöku pappírsskjala, ákveða um grisjun skjala og hafa eftirlit með skjalavörslu og skjalastjórn Kópavogsbæjar.

Með tilfærslu verkefna frá Héraðsskjalasafni Kópavogs til Þjóðskjalasafns verður það eitt af verkefnum á skjaladeild Kópavogsbæjar að hafa umsjón með skjalastjórn sveitarfélagsins, sinna innri ráðgjöf, gefa út leiðbeiningar til starfsmanna, sjá um fræðslu til að tryggja góða stjórnsýslu sem og að hafa innra eftirlit með framkvæmd samkvæmt reglum um skjalastjórnun.

Skjaladeild verður einnig tengiliður Kópavogsbæjar við Þjóðskjalasafn Íslands. Í því felst aðstoð og ráðgjöf til stofnana og sviða Kópavogsbæjar við gerð málalykla, skjalavistunaráætlana, meðferð skjala og upplýsinga og almenn ráðgjöf um upplýsinga- og skjalahald og fleira.

Þá færðist viðtaka einkaskjalasafna frá Kópavogi til Þjóðskjalasafns frá sama tíma eða 1. apríl 2024.

Í öðrum áfanga er ráðgert að safnkostur Héraðsskjalasafns Kópavogs verði afhentur til varðveislu á Þjóðskjalasafn Íslands og það verði ekki seinna en 1. desember 2025. Aðilar sem óska eftir aðgangi að skjölum úr safnkosti Héraðsskjalasafns Kópavogs, afriti eða hafa fyrirspurnir sem tengjast skjölum í varðveislu þess skulu því hafa samband við Héraðsskjalasafnið og mun það veita aðgang að safnkostinum fram til 1. desember 2025.

Nánari upplýsingar um tilfærslu verkefna og safnkosts Héraðsskjalasafns Kópavogs til Þjóðskjalasafns má finna á upplýsingasíðu um verkefnið, hér.