Einstaklingur getur beðið fyrirtæki eða stofnun um afrit af persónuupplýsingum sem þau hafa um sig.
Beiðni má vera munnleg eða skrifleg.
Afgreiðslutími
Fyrirtækið eða stofnunin verður að gefa einstaklingi afrit af gögnum um viðkomandi eins fljótt og hægt er og ekki seinna en 1 mánuði frá því að beiðnin barst.
Við ákveðnar aðstæður, til dæmis ef beiðnir eru sérstaklega flóknar eða margar beiðnir berast, má lengja frestinn um 2 mánuði. Í þessu tilviki verður að upplýsa einstakling:
innan 1 mánaðar frá beiðni
um hvers vegna það er seinkun
um rétt til að leggja fram kvörtun til Persónuverndar
Undantekningar
Við ákveðnar aðstæður má fyritæki eða stofnun halda upplýsingum aftur, til dæmis ef upplýsingarnar tengjast:
vísindarannsókn eða skjalavistun
forvörnum eða rannsókn glæps
þjóðaröryggi, landvörnum eða almannahagsmunum
Í þessum tilvikum er þeim ekki skylt að upplýsa hvers vegna upplýsingum er haldið aftur.
Kostnaður
Aðgangur að gögnum einstaklings er almennt gjaldfrjáls.
Þó getur stofnun eða fyrirtæki rukkað umsýslukostnað við ákveðnar aðstæður, til dæmis ef:
einstaklingur ert að biðja um mikið magn upplýsinga
það krefst mikils tíma og fyrirhafnar að afgreiða beiðni
beiðni er augljóslega tilefnislaus eða óhófleg vegna endurtekninga
Leiðbeiningar
Þú átt rétt á að fá aðgang að þeim upplýsingum sem unnið er með og:
staðfestingu á því að unnið sé með persónuupplýsingar þínar
afrit af persónuupplýsingum um þig sem unnið er með
aðrar upplýsingar um vinnslu, eins og tilgang vinnslu, flokka persónuupplýsinga, viðtakendur, hversu lengi er fyrirhugað að varðveita upplýsingarnar og viðmiðanir notaðar til ákveða það.
allar upplýsingar um uppruna upplýsinga ef þær koma frá öðrum en þér, hvort fram fari sjálfvirk ákvarðanataka, þar með talin gerð persónusniðs, og marktækar upplýsingar um rök sem þar liggja að baki, ásamt þýðingu og fyrirhugaðar afleiðingar slíkrar vinnslu fyrir þig.
Þú átt að fá upplýsingar um rétt til:
leiðréttingar, eyðingar, takmörkunar og að andmæla vinnslu
að leggja fram kvörtun hjá Persónuvernd
Áður en þú sendir beiðni um aðgang þarftu að ákveða:
hvert á að senda beiðnina
hvaða upplýsingum þú vilt óska eftir.
Ef þú hefur ekki áhuga á að fá aðgang að öllum þeim persónuupplýsingum sem unnið er með, skalt þú afmarka aðgangsbeiðnina og tilgreina hvaða upplýsingum þú óskar eftir aðgangi að. Það gæti flýtt fyrir afgreiðslu í einhverjum tilvikum þar sem vinnsla persónuupplýsinga er mjög umfangsmikil.
Beiðni ætti almennt að fylgja upplýsingar um:
Nafn þitt og tengiliðaupplýsingar, eins og netfang, símanúmer, heimilisfangi
Upplýsingar sem fyrirtæki eða stofnun notar til þess að greina á milli þín og annarra einstaklinga sem bera sama nafn, ef um slíkt er að ræða, eins og bankanúmer eða kennitala
Aðrar upplýsingar sem geta komið að gagni við afgreiðslu beiðninnar, til dæmis upplýsingar um dagsetningar eða tímabil sem aðgangsbeiðnin tekur til
Ef vafi leikur á því hver einstaklingur sem leggur fram beiðni um aðgang að persónuupplýsingum sé, getur fyrirtæki eða stjórnvald farið fram á að viðkomandi veiti viðbótarupplýsingar því til staðfestingar.
Fyrirtæki og stofnanir þurfa að hafa meginreglu persónuverndarlaga um meðalhóf í huga og biðja ekki um ítarlegri eða meiri upplýsingar en þörf er á. Sé viðbótarupplýsinga þörf er æskilegt að óskað sé eftir þeim sem fyrst.
Í aðgangsbeiðni er til dæmis hægt að óska eftir
upplýsingum um tölvupóstsamskipti milli nánar tilgreindra einstaklinga á ákveðnu tímabili
upptökum úr eftirlitsmyndavél á nánar tilgreindum stað og frá tilteknum degi.
Afhendingarmáti persónuupplýsinga
Ef aðgangsbeiðnin er sett fram rafrænt, skal veita upplýsingarnar með rafrænu sniði sem almennt er notað, nema beðið sé um annað.
Einstaklingur getur óskað eftir öðrum afhendingarmáta, eins og á pappír eða að upplýsingar séu veittar munnlega, ef mögulegt er.
Ef þú ert að hugsa um að óska eftir aðgangi að persónuupplýsingum um þig, sem þú hefur áður fengið aðgang að væri gott að líta til eftirfarandi atriða:
hversu líklegt er að upplýsingar hafi breyst frá því að aðgangur var síðast veittur
hvort nægur tími er liðinn síðan aðgangur var síðast veittur til þess að það geti talist ásættanlegt að óska eftir nýjum upplýsingum um vinnslu persónuupplýsinga
hvort fyrirtæki eða stofnun hafi nýlega gert breytingar á starfsemi sinni, sem viðkoma vinnslu persónuupplýsinga
Réttur einstaklings til aðgangs að persónuupplýsingum sínum, gildir ekki ef brýnir hagsmunir einstaklinga tengdir upplýsingunum, þar á meðal hans eigin, vega þyngra.
Meta verður í hverju tilviki fyrir sig hvort þessi undanþága eigi við. Þetta þýðir meðal annars að:
ef umbeðnar persónuupplýsingar innihalda einnig persónuupplýsingar um aðra, þarf að meta í hvert skipti, hvort veita eigi aðgang að þeim. Matið ræðst af þvi hvorir hagsmunir vegi þyngra.
eðli persónuupplýsinga getur skipt máli og hvort upplýsingar séu háðar trúnaði eða þagnarskyldu.
Aðrir sem upplýsingarnar taka til, geta í einhverjum tilvikum samþykkt að aðgangur sé veittur að þeim. Það er ekki alltaf nauðsynlegt og ræðst af heildarmati á aðstæðum í hvert skipti.
Ef nýta á framangreinda heimild er það hlutverk fyrirtækisins eða stjórnvaldsins að sýna fram á að beiðnin sé tilefnislaus eða óhófleg.
Aðgangsréttur gildir ekki
Rétturinn fellur niður þegar vinnsla persónuupplýsinga fer fram:
í þágu vísinda eða sagnfræði eða í tölfræðilegum tilgangi
vegna skjalavistunar í þágu almannahagsmuna og aðgansréttur gerir það ómögulegt eða hamlar því að unnt sé að ná viðkomandi markmiðum
Aðgangsréttur gæti verið takmarkaður
Réttur getur verið takmarkaður ef um ræðir:
þjóðaröryggi
landvarnir
almannaöryggi
það að koma í veg fyrir, rannsaka, koma upp um eða saksækja fyrir refsiverð brot eða fullnægja refsiviðurlögum, þar með talið að vernda gegn og koma í veg fyrir ógnir við almannaöryggi
önnur mikilvæg markmið sem þjóna almannahagsmunum, einkum efnahagslegum eða fjárhagslegum, þar með talið vegna gjaldeyrismála, fjárlaga og skattamála, lýðheilsu og almannatrygginga
vernd viðkomandi einstaklings, brýnna almannahagsmuna eða grundvallarréttinda annarra
það að einkaréttarlegum kröfum sé fullnægt
lagaákvæði um þagnarskyldu
persónuupplýsingar í vinnuskjölum sem notuð eru við undirbúning ákvarðana hjá viðkomandi fyrirtæki eða stofnun, og hefur ekki verið dreift til annarra, nema eins og nauðsynlegt er til að tryggja undirbúning málsmeðferðar.
upplýsingar í málum sem eru til meðferðar hjá stjórnvöldum, að sama marki og gildir um undantekningar á upplýsingarétti samkvæmt upplýsingalögum og stjórnsýslulögum.
Ef óskað hefur verið eftir aðgangi að persónuupplýsingum oftar en einu sinni
Fyrirtækið eða stofnunin má í vissum tilvikum neita að verða við beiðni um aðgang að persónuupplýsingum, til dæmis þegar beiðni er:
augljóslega tilefnislaus
óhófleg, einkum vegna endurtekningar og er þá jafnframt heimilt að setja upp sanngjarnt gjald með tilliti til stjórnsýslukostnaðar við upplýsingagjöfina.
